L’inserimento del proprio numero di protocollo in ciascun documento, sia in entrata che in uscita, è molto importante! Pertanto, bisogna tenere ben aggiornato il proprio registro di protocollo e l’uso corretto dello stesso.
Numero di protocollo
Per ogni documento prodotto, “in uscita”, dobbiamo inserire un numero di protocollo, che partirà dal numero 1. Il periodo che va considerato è l’anno legale, cioè dal 1° gennaio fino al 31 dicembre, dopo di che si inizia nuovamente la numerazione per il nuovo anno.
Naturalmente il numero di protocollo è personale, ognuno è libero di comporlo a proprio gradimento.
E’ molto semplice, ma per iniziare ad avere dimestichezza con il numero di protocollo sarebbe corretto utilizzare certi parametri, come le iniziali del proprio nome e cognome o appellativo sovrano, il numero progressivo del documento e l’anno. Vediamo degli esempi di come va composto utilizzando il nome e cognome Mario Rossi:
Prot. MR-001/2020 (per il primo documento in uscita)
Prot. MR-002/2020 (per il secondo documento in uscita)
Prot. MR-003/2020 (per il terzo documento in uscita e così via fino alla fine dell’anno)
Oppure vediamo degli esempi di come va composto se utilizziamo l’appellativo sovrano (ognuno, se vuole, lo sceglie al momento della propria Autodeterminazione), in questo caso ho scelto mario discendenza rossi:
Prot. mdr-001/2020 (per il primo documento)
Prot. mdr-002/2020 (per il secondo documento)
Prot. mdr-003/2020 (per il terzo documento e così via fino alla fine dell’anno)
Il numero di protocollo va inserito OBBLIGATORIAMENTE per il corretto agire di ogni autodeterminato e, va posizionato in un punto ben preciso, a mio parere possiamo sistemarlo al di sopra della data di ogni documento.
Registro di Protocollo
Dobbiamo avere e tenere sempre ben aggiornato un registro di protocollo personale!
Possiamo utilizzare i formati Word o Excel di Microsoft Office, oppure, in alternativa, i formati di Open Office. Di seguito vediamo un esempio di come comporre le varie colonne e righe del registro di protocollo:
Colonne
sulla prima indicare il proprio numero di protocollo interno;
nella seconda riportare la data di stesura dell’atto;
nella terza indicare se l’atto è in entrata o in uscita;
nella quarta indicare l’oggetto del documento;
nella quinta indicare il destinatario o il mittente;
nella sesta indicare il relativo indirizzo di invio o di ricevimento;
nella settima e ultima colonna indicare il numero di protocollo del mittente dei soli atti in entrata.
Nel caso dovessimo stampare il registro di protocollo, bisogna numerare le pagine anche se risulta un’unica pagina e, successivamente, spillare/pinzare i fogli con chiusura sigillata (con un francobollo che copre la spillatura/pinzatura sulla prima e ultima pagina).
Il registro di protocollo dura un anno legale, si apre il 1° gennaio dell’anno corrente e si chiude il 31 dicembre dello stesso anno. Il 1° gennaio dell’anno successivo si compone un nuovo registro di protocollo.
N.B.: In caso di errore non sostituire assolutamente la pagina ma barrare la riga con inchiostro rosso, in modo tale che il contenuto rimanga leggibile, e riportare il dato corretto nella riga sottostante.
L’invio dei documenti avviene solo tramite consegna a mano con protocollazione, raccomandata A/R, o PEC (Posta Elettronica Certificata).
Si raccomanda l’attenta lettura delle istruzioni a ciascun documento e l’utilizzo della modulistica solo dopo aver raggiunto un grado di comprensione della stessa e un livello di consapevolezza tale da permettere la corretta gestione delle pratiche burocratiche. In caso contrario il risultato potrebbe non essere quello desiderato.
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